Evenementen organiseren

--> ik organiseer iets in oktober: wat mag wel/niet?

Alle organisatoren van evenementen op het Heistse grondgebied moeten een aanvraag indienen bij het digitale evenementenloket van het lokale bestuur. Dat geldt voor alle evenementen, van groot tot klein, zonder uitzondering. Die procedure is van toepassing tot einde oktober om alle activiteiten te toetsen aan een correcte naleving van de richtlijnen ter bestrijding van Covid-19 volgens de ministeriële besluiten.

Ook organisatoren van evenementen waarvoor in normale omstandigheden geen aanvraag verplicht is, zijn tijdelijk dus toch verplicht om langs het evenementenloket te passeren. Zo krijgt het bestuur een overzicht van alle evenementen en kan gecontroleerd worden of aan alle nodige verplichtingen voldaan is. Zonder die controlemogelijkheid mag een lokaal bestuur wettelijk geen evenement toestaan.

Voor evenementen met vergunningsplicht is vooraf een scan nodig met het Covid Event Risk Model (CERM) om het veiligheidsrisico in te schatten. Het kleurenlabel dat CERM toekent, is een belangrijke referentie voor het lokale bestuur bij het verlenen van vergunningen. Dat moet groen zijn en moet toegevoegd worden aan de aanvraag bij het digitale evenementenloket.

Het meegekregen veiligheidslabel zegt nog niets over de beslissing of een evenement al dan niet kan doorgaan. De definitieve beslissingsbevoegdheid daarover ligt bij het lokale bestuur.

Om het lokale verenigingsleven maximale kansen te geven om zoveel mogelijk activiteiten opnieuw op te starten, kort het lokale bestuur de aanvraagtermijnen drastisch in naar twee weken voor kleinere evenementen en zes weken voor grote evenementen. Vanaf november gelden opnieuw de normale termijnen van zes en twaalf weken. Dien dus zeker op tijd je aanvraag in, wacht niet op de laatste Corona-aanpassingen!

Wanneer heb je een evenemententoelating nodig?
Je hebt een evenemententoelating nodig voor feesten, vermakelijkheden, braderijen en evenementen die plaatsvinden in openlucht, in een gesloten ruimte of op de openbare weg en die toegankelijk zijn voor het publiek. Je hebt dus ook een toelating nodig voor een publieke bijeenkomst op een privélocatie.

Vraag minstens twee weken op voorhand toelating aan de burgemeester als het gaat om:

  • buurtfeesten en barbecues
  • zaalfuiven (nog niet toegelaten)
  • rommelmarkten en garageverkopen
  • vreugdeknallen ter gelegenheid van huwelijken
  • vuurkorven, kampvuren, kerstboomverbrandingen
  • wandelingen en recreatieve fietstochten

Vraag minstens zes weken op voorhand toelating aan de burgemeester als het gaat om:

  • festivals en openluchtfuiven (nog niet toegelaten)
  • feesten, beurzen, sportevenementen
  • braderijen
  • betogingen, manifestaties en optochten
  • afsteken van vuurwerk
  • circussen
  • andere

Om het je extra makkelijk te maken, hebben wij een aanvraagformulier dat je online kan invullen. Hierbij is de eventuele inname van het openbaar domein volledig geïntegreerd in de evenementenaanvraag.

Tip: Als je ook een login aanmaakt zal Eagle je profiel onthouden zodat je niet bij elke aanvraag alle contactgegevens opnieuw moet ingeven. Je kan dan ook te allen tijde nagaan in welke stap jouw aanvraag zich bevindt.

Door hier alle soorten toestemmingen, vergunningen, aanvragen te bundelen, hoef je per evenement slechts eenmalig dit formulier in te vullen. Het lijkt een lang formulier, maar een voordeel is dat team Evenementen deze aanvraag meteen doorstuurt naar de nodige instanties zoals politie, brandweer en team Uitleen. Door het formulier in te vullen, overloop je bovendien voor jezelf nog eens een aantal mogelijke valkuilen.

Rechts onderaan vind je een pdf-document dat verduidelijkt hoe de aanvraag van een evenement juist zal verlopen.

Contactinformatie