Moet ik een evenementenaanvraag doen?

Moet je een aanvraag doen voor jouw activiteit of evenement?

Als je in Heist-op-den-Berg een activiteit organiseert, als particulier of vanuit een bedrijf, organisatie of vereniging, dan moet je dat aanvragen via ons evenementenloket. In de meeste gevallen heb je een officiële toelating nodig van het lokaal bestuur. Zo heb je een evenemententoelating nodig voor feesten, vermakelijkheden, braderijen en evenementen die plaatsvinden in openlucht, in een gesloten ruimte of op de openbare weg en die toegankelijk zijn voor het publiek. Je hebt dus ook een toelating nodig voor een publieke bijeenkomst op een privélocatie. Gaat het om een privéactiviteit op privédomein, dan heb je geen toelating nodig.

Waarom moet je een aanvraag doen?

• Het team evenementen stuurt je aanvraag meteen door naar de nodige instanties zoals, politie, brandweer, … Door de aanmelding in het evenementenloket is er voor al die instanties een aanspreekpunt voor jouw evenement. Dat ben jij.
• Het team evenementen zorgt na je aanvraag voor de nodige ondersteuning, informatie, toelatingen en vergunningen.
• Door je aanvraag kunnen we ook nagaan of je activiteit niet gehinderd wordt door andere evenementen, eventuele wegwerkzaamheden of andere werken en verbouwingen.
• Een evenement of activiteit organiseren vraagt een goede voorbereiding en planning. Ben je wel in orde met de wetgeving en het politiereglement? Wat moet je doen om met de algemene veiligheid, brandveiligheid, verzekeringen, … in orde te zijn? Door het formulier in te vullen overloop je voor jezelf nog eens een aantal mogelijke valkuilen.
• Gaat je evenement door op het openbaar domein? Dan wordt die inname van openbaar domein tijdens je evenementenaanvraag mee behandeld.

Wanneer moet je ten laatste een aanvraag indienen?

6 weken op voorhand

• Voor een kleine evenementen (minder dan 800 bezoekers) vraag je ten laatste 6 weken op voorhand je toelating aan. Bijvoorbeeld:
  • Bewegwijzerde wandeling/fietstocht;
  • Buurtfeest
  • Rommelmarkt/garageverkoop;
  • Zaalfuif.

12 weken op voorhand

• Voor grote evenementen (meer dan 800 bezoekers) of voor grote activiteiten met een verhoogd veiligheidsrisico moet je minstens 12 weken rekenen om je toelating of vergunning nog tijdig te ontvangen. Bijvoorbeeld:
  • Festivals en openluchtfuiven (tenten);
  • Sportevenementen;
  • Betogingen, manifestaties en grote optochten;
  • Circussen.

14 weken op voorhand

• Wielerwedstrijd (opgelet hiervoor doe je bij elke doorkomstgemeente apart een aanvraag en laad je een GPX bestand op)

Twijfel je? Vraag informatie aan het evenemententeam via evenementen@heist-op-den-berg.be

Hoe kan je een toelating of vergunning aanvragen?

Om het je extra makkelijk te maken, werken we met een online aanvraagformulier.

Maak een login aan en Eagle zal je profiel onthouden. Wat zijn hier de voordelen van? Je moet niet bij elke aanvraag alle contactgegevens opnieuw ingeven. Je kan in Eagle een deel van de aanvraag invullen en er later op verder werken. Je kan ook te allen tijde nagaan in welke stap jouw aanvraag zich bevindt. En als laatste kan je een eerdere aanvraag kopiëren om ze opnieuw te gebruiken bij de volgende editie van je evenement, behalve bij een aanvraag voor een speelstraat. 

• Maak een account aan in Eagle

De handleiding voor het aanmaken van een account bij Eagle kan je onderaan deze webpagina downloaden.

Enkel inname openbaar domein?

Neem je het openbaar domein in voor een verhuis, een container, enz., maar staat dit los van een activiteit of evenement? Dat moet je enkel een aanvraag voor inname openbaar domein doen.